LAPORAN STUDI BANDING

Oleh : JOKO SUGIARTO

PADA TANGGAL 18-21 APRIL 2006 KE PERPUSTAKAAN :

1. Bagian Jaringan Informasi IPTEK dan Promosi Penelitian (JIIPP) Jakarta;

2. Perpustakaan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia (FKM UI) Depok;

3. Perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia (FK UI) Salemba, Jakarta;

4. Perpustakaan Nasional RI Jakarta;

5. Perpustakaan Puslitbang Gizi Bogor.

Puji syukur kehadirat Allah SWT karena penulis telah diberikan kesempatan untuk mengikuti studi banding ke lima perpustakaan tanpa ada halangan suatu apapun. Dalam hal ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu Kepala B2P2VRP Salatiga, Ibu Dra. Nani Sukasediati, MS, karena telah memberikan ijin dan kesempatan untuk mengikuti studi banding ke perpustakaan bidang kesehatan;

2. Ibu Dr. Dra. Gemala R. Hatta, MRA, M.Kes, selaku Kepala Bagian JIIPP yang telah memberikan ijin untuk studi banding di Bagian JIIPP;

3. Ibu Agustina, B.Ac, yang telah banyak membantu penulis dan mengantarkannya ke Perpustakaan FKM UI, FK UI, Perpusnas RI Jakarta.

4. Bapak Budi Santoso, Mas Indra yang membantu penulis dalam digilib

5. Bapak Yadi, selaku pengemudi yang telah banyak membantu dan setia mengantarkannya

6. Semua pihak dan staff karyawan Bagian JIIPP yang ikut membantu penulis.

Semoga jasa-jasa baik beliau diberi imbalan oleh Allah SWT, Amin..

LAPORAN STUDI BANDING

Laporan studi banding pada tanggal 18-21 April 2004 meliputi :

1. Bagian Jaringan Informasi IPTEK dan Promosi Penelitian (JIIPP) Jakarta

Kegiatan yang dilakukan oleh Perpustakaan JIIPP antara lain :

a. Pengadaan bahan pustaka

- Pembelian

Dalam mengadakan bahan pustaka baik buku atau majalah Bagian JIIPP membagikan formulir kepada para peneliti dan nanti para peneliti mengisi form pengadaan buku dengan disertai katalog buku, lalu form itu dikumpulkan dan disortir, dan nanti perpustakaan membuat daftar buku yang akan dibeli.

- Terbitan sendiri

Terbitan sendiri yang diterbitkan oleh JIIPP antara lain: Buletin Penelitian Kesehatan, Media Penelitian Kesehatan, Index Medicus Indonesia, Abstrak Penelitian Kesehatan, Head Services Research, Warta, Maskes (Masalah Kesehatan berbentuk seperti cliping), ISIS-Online, digilib

b. Pengolahan

Sistem pengolahan buku teks dan majalah menggunakan pedoman Klasifikasi National Library of Medicines (NLM) dan Medical Subject Heading. Untuk katalog menggunakan Online Public Access Catalogue (OPAC) juga program ISIS Online.

c. Pelayanan

Sistem pelayanan menggunakan sistem layanan terbuka dimana setiap pengunjung bebas mencari koleksi sendiri ke rak buku/majalah dan petugas hanya mengawasi. Jumlah petugas yang ada 10 orang termasuk kepala. Jam buka layanan Senin - Jum’at dimulai pukul 09.00-15.00 WIB. Pengunjung yang datang mencari koleksi buku/majalah/lap.penelitian melalui media penelusuran OPAC. Penelusuran bisa menggunakan kata kunci baik melalui judul, pengarang maupun subjeknya. Setelah daftar buku yang dikehendaki ada, maka pengunjung mencatat nomor kodenya, lalu bisa langsung mencari di rak buku/majalah. Di Bagian JIIPP juga disertai layanan internet yang dapat digunakan oleh para peneliti untuk menelusur informasi baik dalam maupun luar negeri dan perpustakaan-perpustakaan lain yang menjalin kerjasama.

Macam-macam pelayanan yang ada :

- Pelayanan penelusuran bibliografi, misalnya mencari artikel TBC Th. 2005

- Pelayanan EDDS (Electronic Document Delivery Service) misalnya mencari artikel full teks, atau mencari abstraknya baik yang berbahasa Indonesia atau bahasa Inggris dengan syarat pencari informasi harus mempunyai data mengenai judul atau pengarangnya. Biaya untuk pelayanan EDDS 8$/dokumen. Dokumen dapat dikirim melalui pos atau e-mail.

- Pelayanan ITOC (Information services Base Table of Contents) teknisnya persis EDDS.

- Pelayanan penelusuran artikel bahasa Indonesia, penelusuran ini dapat melalui OPAC

- Pelayanan bahan pustaka, pelayanan ini melayani peminjaman buku, maksimal peminjaman 2 buku, lama peminjaman 2 minggu dan dapat diperpanjang selama 2 minggu dan bila terjadi keterlambatan dikenakan denda Rp.500,-/hari/buku. Untuk menjadi anggota perpustakaan dikenakan biaya Rp.10.000,-/th, hal ini berlaku untuk mahasiswa/instansi lain diluar kantor. Khusus untuk litbangkes gratis.

- Pelayanan ruang baca study curel, layanan ini berupa meja baca yang disekat-sekat sehingga akan membuat nyaman bagi si pembaca dan akan lebih berkonsentrasi. Ruangan yang nyaman sangat mendukung belajar karena disertai mesin pendingin (AC), sehingga pengunjung bisa berlama-lama atau merasa betah tinggal di perpustakaan. Selain itu ruangan yang dingin dan bebas dari debu akan membantu memperpanjang umur koleksi karena terbebas dari debu dan cahaya matahari langsung.

- Pelayanan foto copy, pelayanan ini ada di perpustakaan dan pengunjung dapat memfotocopy buku/majalah yang dapat difotocopy, karena ada beberapa koleksi yang tidak boleh difotocopy seperti skripsi. Biaya fotocopy Rp.250,-/lembar.

Bagian Jaringan Informasi Iptek dan Promosi Penelitian (JIIPP) dipimpin oleh Ibu Dr. Dra. Gemala R. Hatta, MRA, M.Kes, Bagian ini menjadi focal point informasi dan melaksanakan kerjasama dalam bentuk jaringan yang telah dijalankan bersama-sama dengan perpustakaan-perpustakaan bidang kesehatan dan kedokteran yang ada di Jakarta dan di luar Jakarta serta Poltekkes di lingkungan Departemen Kesehatan.

Selain sebagai rujukan bagi perpustakaan-perpustakaan yang ada di unit-unit di lingkungan Badan Litbangkes. Bagian JIIPP juga menjadi salah satu rujukan bagi pencari informasi bidang kesehatan dan kedokteran di luar Badan Litbangkes. Informasi yang ada dapat ditelusur melalui Online Public Access Catalogue (OPAC), CD Room Medline, berbagai literatur sekunder seperti indeks, abstrak penelitian, dan katalog induk (Majalah, Laporan Penelitian, Prosiding).

Selain itu penelusuran juga dapat dilakukan secara elektronik melalui internet dengan alamat http://isisonline.litbang.depkes.go.id dan http://digilib.litbang.depkes.go.id. Permintaan artikel juga dapat diteruskan ke luar negeri melalui Electronic Document Delivery Service (EDDS-SEAMIC)-Jepang dan Information services Base Table of Contents (ITOC-HELLIS)-WHO. Untuk informasi dan referens perpustakaan dapat dihubungi melalui telepon (021) 4261088 pes. 122 atau email : nihrd-lib@litbang.depkes.go.id.

2. Perpustakaan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia (FKM UI) Depok

Perpustakaan ini dipimpin oleh Dra. Winda F. Murni Habimono Koesoebjono. Perpustakaan FKM UI berada dibawah Fakultas Kesehatan Masyarakat. Gedung perpustakaan didesain ala cafe dengan beralaskan karpet berwarna biru, sehingga penulis sempat tercengang sebentar, karena baru pertama kali melihat desain yang unik.

Ada empat lantai terdiri dari; lantai pertama terdapat a) layanan internet sebanyak 5 unit dan sengaja untuk layanan ini tidak disertai tempat duduk supaya satu komputer bisa digunakan oleh beberapa mahasiswa dan mereka bisa bergantian dengan yang lain, b) tempat penitipan tas dan ruang pengawasan, c) sofa tempat duduk-duduk dan menerima tamu, d) ruang pengolahan bahan pustaka e) ruang kepala perpustakaan. Lantai kedua berupa koleksi buku dan disertai meja baca dan terdapat dua petugas perpustakaan. Lantai tiga berupa koleksi majalah, dan lantai empat berupa koleksi skripsi, laporan penelitian dan ada 3 orang petugas perpustakaan yang mengawasinya.

Koleksi perpustakaan terfokus pada bidang kesehatan mengingat itu adalah perpustakaan fakultas kesehatan masyarakat. Ruangan perpustakaan juga dilengkapi mesin pendingin udara (AC) dari lantai satu sampai empat, hanya untuk koleksi skripsi kemarin AC nya sedang diperbaiki sehingga hanya menggunakan kipas angin/fan. Pengadaan koleksinya berupa pembelian, tukar menukar dan hadiah. Sistem klasifikasi yang digunakan adalah DDC (Dewey Decimal Clasification). Pengolahan menggunakan program SIPISIS dan untuk penelusuran katalog menggunakan program OPAC.

3. Perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia (FK UI) Salemba, Jakarta

Perpustakaan ini terletak di Jalan Salemba Raya No. 4 Jakarta Pusat dan dikepalai oleh bapak Prof. DR dr. Ichram Syah, Sp.OG, tetapi kemarin penulis tidak dapat bertemu dengan beliau karena sedang ada tugas ke luar kota. Penulis diterima oleh Ibu Retno Prabandari, MA, dia adalah seorang petugas perpustakaan. Perpustakaan ini buka 24 Jam. Salah satu perpustakaan yang luar biasa karena bisa buka selama 24 jam dengan pembagian kerja berupa shiff pagi dan malam. Dari pengunjung yang ada rata-rata sekitar 500 orang per hari dan bagi pengunjung yang masuk dan bukan anggota perpustakaan dikenakan biaya sebesar Rp.10.000,- untuk sekali masuk.

Sistem klasifikasi yang digunakan oleh Perpustakaan FK UI adalah DDC (Dewey Decimal Clasification). Pengolahan menggunakan program ISIS, SIPISIS dan untuk penelusuran katalog menggunakan program OPAC. Perpustakaan ini juga terdapat layanan internet sehingga pengunjung dapat browsing dan mencari informasi lewat dunia maya. Koleksi yang ada didominasi bidang kesehatan dan kedokteran.

4. Perpustakaan Nasional RI Jakarta

Perpustakaan Nasional RI berlokasi di dua tempat terpisah yaitu di Jl. Salemba Raya No.28A Jakarta Pusat, dengan kegiatan : layanan Perpustakaan dan Informasi, Kerjasama Perpustakaan dan Otomasi, Deposit dan Bibliografi, Preservasi, dan Kesekretariatan.

Sedangkan yang berlokasi di Jl. Merdeka Selatan No.11 Jakarta Pusat mempunyai kegiatan Pendidikan dan pelatihan perpustakaan, pengkajian minat baca, dan pengembangan pustakawan. Perpusnas RI dipimpin oleh Bapak Dadi S.

Berdasarkan SK Kepala Perpustakaan Nasional RI No.03 Tahun 2001, Perpustakaan Nasional RI yang selanjutnya disingkat Perpusnas mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Adapun fungsi Perpusnas dalam melaksanakan tugasnya adalah : menyusun kebijakan nasional di bidang perpustakaan, mengkoordinasi kegiatan fungsional perpustakaan, menyelenggarakan jasa perpustakaan dan informasi kepada masyarakat, melaksanakan kerjasama perpustakaan dan otomasi, dan preservasi bahan pustaka, melaksanakan layanan administrasi umum di bidang perencanaan, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

Kegiatan Perpusnas RI antara lain :

- Jasa Perpustakaan dan Informasi

Perpustakaan menyelenggarakan jasa perpustakaan dan informasi khususnya dalam bidang ilmu-ilmu sosial dan humaniora serta ilmu pengetahuan dan teknologi. Koleksi terbitan sebelum Perang Dunia II meliputi : Buku dari abad ke 16 (lantai Vc), majalah terbitan dalam dan luar negeri dari abad ke 18 (lantai VIIb), surat kabar terbitan dari tahun 1810 (lantai IXc), bahan rujukan dari abad ke 17 (lantai Vc), koleksi deposit nasional pada jaman pemerintahan Belanda (lantai Vc), disertasi, terbitan PBB, Naskah Kuno, peta kuno, lukisan kuno, mikrofilm dan mikrofis, koleksi braille dan audio visual.

Koleksi terbitan terbaru meliputi : buku, bahan rujukan, tesis, dan disertasi, surat kabar, majalah dalam dan luar negeri, kliping, CD Room, media pandang dengar. Sampai saat ini koleksi Perpusnas RI berjumlah ± 1.200.000 exemplar. Koleksi Perpusnas khusus dipersiapkan untuk menunjang kegiatan penelitian, pendidikan, dan pengembangan wawasan budaya bangsa, dengan persyaratan keanggotaan minimal siswa kelas III SMU. Jam buka layanan Senin-Jum’at jam 09.00-16.00 WIB, Sabtu jam 09.00-13.00 WIB.

- Jasa Penelusuran Informasi Ilmiah

Melayani permintaan penelusuran literatur baru maupun lama dengan menggunakan sumber-sumber koleksi nasional, daerah, dan asing. Melalui petugas informasi dan bagian katalog akan memandu dan membantu pengunjung yang mengalami kesulitan dalam mencari informasi. Pertanyaan dapat juga disampaikan melalui telepon, surat ataupun e-mail.

- Kerjasama Perpustakaan dan Jaringan Informasi

Kerjasama Perpusnas dalam jaringan informasi dengan berbagai lembaga baik pemerintah maupun swasta dilakukan di tingkat nasional, regional dan internasional. Kerjasama luar negeri yang saat ini telah terjalin baik adalah Library of Congress, British Library, Koninklijke Bibliotheek, Rijksmuseum, Diet Library dan National Library of Australia.

Khusus untuk jaringan informasi Bidang Ilmu-ilmu sosial dan humaniora disingkat JIBS, perpusnas merupakan fasilitator dalam kegiatan tersebut.

- Pengembangan Koleksi dan Pengolahan Bahan Pustaka

Perpusnas berupaya untuk memberikan layanan prima kepada masyarakat yang memerlukan informasi. Melalui pengembangan koleksi bahan pustaka baik secara membeli, hadiah, hibah, maupun tukar menukar, kemudian diolah agar dapat dilayankan secara efektif kepada pembaca.

- Preservasi Bahan Pustaka

Agar masyarakat mendapatkan informasi yang diperlukannya, Perpusnas menyediakan koleksinya dalam bentuk fisik asli maupun alih medianya. Seluruh koleksi yang dimilikinya dipelihara, dirawat, dilestarikan sebagaimana mestinya untuk memenuhi kepentingan masyarakat. Beberapa bentuk alih media informasi yang dapat dimanfaatkan adalah bentuk mikro, reproduksi dan digital. Bentuk baru ini merupakan bentuk alih media dari koleksi-koleksi langka yang kondisi fisiknya sangat rapuh dan tidak dapat dimanfaatkan lagi dalam bentuk aslinya.

- Deposit Bahan Pustaka

Sebagai perpustakaan peneliti, Perpusnas berperan sebagai Deposit Nasional yang melaksanakan penghimpunan, penyimpanan, dan pelestarian semua karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan di Indonesia.

- KDT/ISBN

Setiap penerbit yang akan menerbitkan bukunya dapat menghubungi Perpusnas untuk mendapatkan Katalog Dalam Terbitan (KDT) dan Internasional Standard Book Number (ISBN). Pencantuman ISBN sangat bermanfaat dalam dunia perdagangan buku, karena semua judul buku memiliki ISBN dicatat pada Pusat Data ISBN di Jerman. Hal ini secara todak langsung mempromosikan buku yang diterbitkan sampai ke seluruh dunia.

- Pendidikan dan Pelatihan

Salah satu tugas pokok Perpusnas adalah melaksanakan fungsi pengembangan tenaga perpustakaan. Guna mewujudkan tugas dan fungsi tersebut, Perpusnas melaksanakan berbagai jenis pendidikan dan pelatihan bidang perpustakaan antara lain Diklat Pengelola Perpustakaan, Diklat Otomasi Perpustakaan dan Diklat Penyusunan Literatur Sekunder.

- Pengembangan Perpustakaan dan Pengkajian Minat Baca

Berkaitan dengan tugas pembinaan dan pengembangan perpustakaan Perpusnas melaksanakan pengkajian, pembaakuan, akreditasi, pengembangan semua jenis perpustakaan, melakukan koordinasi dan pemasyarakatan minat baca dengan instansi terkait. Termasuk juga kewenangan Perpusnas dalam pemberian Nomor Pokok Perpustakaan (NPP) pada semua jenis perpustakaan di Indonesia.

- Pengembangan Pustakawan

Peranan Perpusnas dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia di bidang perpustakaan adalah dengan melaksanakan pengembangan tenaga fungsional pustakawan melalui pengembangan jabatan fungsional pustakawan. Selain itu perpusnas malakukan juga akreditasi pustakawan, koordinasi dan pengkajian pengembangan pustakawan, pemasyarakatan jabatan fungsional pustakawan dan evaluasi pustakawan serta pemberian angka kreditnya.

- Kesekretariatan

Agar seluruh tugas, fungsi dan kegiatan dapat dilaksanakan secara optimal maka di koordinasikan dengan Sekretariat Utama. Perencanaan, pembinaan, pengendalian administrasi, sinkronisasi, integrasi dan peningkatan sumber daya manusia di lingkungan Perpusnas sangat menentukan keberhasilan Perpusnas mempersiapkan, mengelola dan melayani informasi kepada masyarakat.

5. Perpustakaan Puslitbang Gizi Bogor

Perpustakaan ini terletak di Jalan Sumeru No.63 Bogor. Perpustakaan tersebut memiliki koleksi bahan pustaka tentang pangan dan gizi serta disiplin ilmu lain yang terkait, baik dari dalam maupun luar negeri yang dikelola oleh pustakawan profesional. Ada tiga orang pengelola perpustakaan antara lain : Bapak Drs. Damanhuri, Ibu Nuzulliyati Nurhidayati, SKM, dan Ibu Mumun. Koleksi perpustakaan ada yang dalam bentuk tercetak dan elektronik.

Sistem pelayanan menggunakan sistem pelayanan tertutup, dimana setiap pengunjung tidak bebas memilih dan mengambil buku di rak secara langsung, tetapi ada petugas yang mengambilkannya. Pengunjung mengisi form buku/majalah apa yang dikehendaki, lalu diserahkan kepada petugas perpustakaan. Hal ini berlaku untuk pengunjung dari luar seperti mahasiswa, siswa/i SLTA dan umum. Untuk staff Puslitbang Gizi pengunjung diperbolehkan mengambil koleksi sendiri ke rak. Penelusuran yang ada masih menggunakan katalog manual dan sedang direncanakan untuk program OPAC, tetapi sudah dilengkapi dengan internet.

Ruangan perpustakaan dibagi menjadi dua bagian yaitu ruang pertama untuk ruang baca dan ruang kedua untuk ruang koleksi. Para pengunjung yang bukan pegawai berada diruang baca dan sambil menunggu diambilkan koleksi oleh petugas dapat membaca koran atau majalah.

Majalah yang dilanggan oleh Perpustakaan Puslitbang Gizi Bogor:

· Majalah luar negeri yaitu Am. Chem Journal Nutrition

· Majalah dalam negeri antara lain : Warta Konsumen, Jurnal Pustakawan, Trubus, Tempo, Industrian Food & Nutrisi Progress, Intisari, National Geographic, Senior, Ayah Bunda, Femina, Reader Digest Indonesia, dan Food Review Indonesia.

· Koran yang dilanggan oleh Perpustakaan Puslitbang Gizi Bogor yaitu : Koran Kompas, Koran Jakarta Pos.

Kesimpulan

Dari beberapa perpustakaan yang dikunjungi dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Ruangan Perpustakaan dibuat senyaman mungkin dengan disertai mesin pendingin udara (AC) sehingga pengunjung merasa betah tinggal di perpustakaan.

2. Penataan/lay out perlu diperhatikan agar pengunjung tidak bosan dengan suasana perpustakaan, termasuk cat dinding yang dibuat tidak terlalu formal tetapi dengan variasi/ kombinasi warna.

3. Perpustakaan sudah mengarah ke digilib, hal ini terbukti karena semua perpustakaan yang dikunjungi sudah menyediakan layanan internet bahkan mempunyai webside sendiri, dan program yang ada seperti OPAC dan ISIS digabung dengan jaringan sehingga dapat diakses dari manapun.

4. Perpustakaan diberikan fasilitas sendiri yaitu berupa layanan fotocopy.

5. Tenaga untuk perpustakaan rata-rata tiga orang atau lebih dan ada ahli Teknologi Informasi untuk mengembangkan kerjasama jaingan dan promosi perpustakaan supaya dikenal masyarakat luas.

6. Ada anggaran khusus untuk berlangganan majalah, buku atau jurnal ilmiah baik tercetak maupun elektronik.