PENGEMASAN INFORMASI :
Sebuah Usaha Mendekatkan Sumber Informasi pada Pengguna Perpustakaan
PENGERTIAN
Secara umum sebetulnya konsep pengemasan informasi masih belum jelas, namun dari berbagai diskusi yang pernah dilakukan berikut beberapa pengertian pengemasan informasi.
a. Menurut Alan Bunch, 1984 (dalam Stilwell, 2004) menggambarkan pengemasan informasi sebagai sebuah pendekatan untuk membantu diri sendiri, menekankan pada permasalahan bahwa layanan informasi adalah memilih informasi yang sesuai, dan memproses ulang informasi tersebut dalam sebuah bentuk yang benar-benar dapat dipahami, mengemas informasi, dan merancang semua bahan ini dalam sebuah media yang tepat bagi pengguna, sehingga mengkombinasikan dua konsep yang melekat dalam istilah pengemasan (yakni memproses ulang dan mengemas).
b. Menurut Webster’s New World College Dictionary, 1995 menyatakan bahwa “repackaging is to package again in or as in a better or more attractive package.” Jadi dapat dikatakan bahwa pengemasan merupakan sebuah usaha mengemas kembali ke dalam bentuk yang lebih baik dan menarik.
LATAR BELAKANG MASALAH
Melihat pengertian di atas sebetulnya dapat kita lihat bahwa pengemasan informasi adalah sebuah proses untuk mengolah kembali informasi yang ada sehingga mampu ditampilkan ke dalam kemasan yang lebih baik dan siap pakai bagi pengguna dan pencari informasi. Yang menjadi pertanyaan sekarang adalah, mengapa pengemasan informasi ini penting bagi sebuah layanan perpustakaan terutama bagi pengguna agar lebih “dekat” dengan sumber-sumber informasi yang dibutuhkan? Ada beberapa permasalahan yang dapat dijadikan dasar mengapa pengemasan informasi ini penting:
1. Banjir Informasi. Banyaknya informasi yang ada dari berbagai sumber informasi baik tercetak, non cetak, maupun digital membuat “kebingungan” tersendiri bagi pengguna untuk mendapatkan informasi “terbaik” dan sesuai dengan kebutuhannya. Banyaknya informasi seringkali menjadikan pengguna dihadapkan pada informasi yang tidak sesuai, kandungan informasinya kurang tepat, tidak relevan sampai informasi “aspal”, asli tapi palsu yang tidak dapat dipercaya. Untuk itu perlu sebuah tindakan dari perpustakaan untuk mengantisipasi apa yang biasa disebut sebagai “banjir informasi”. Pengemasan informasi yang menghasilkan produk terseleksi adalah salah satu jawabannya.
2. Kebutuhan Pemakai Informasi. Seiring dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang begitu cepat, maka kebutuhan pemakai informasi juga semakin meningkat, yakni kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan mudah. Perpustakaan sebagai institusi yang bertanggungjawab kepada transfer informasi ini juga harus dapat melihat fenomena pergeseran orientasi kebutuhan pengguna akan informasi ini, untuk itu perlu dilakukan inovasi berbasis kebutuhan pemakai informasi ini. Pengemasan informasi adalah salah satu bentuk yang dapat dipakai oleh perpustakaan sebagai bentuk inovasi menjawab kebutuhan pemakai informasi ini.
3. Kebutuhan Peningkatan Layanan Perpustakaan. Perpustakaan sebagai pusat sumber informasi sudah semestinya dapat meningkatkan pelayanan dari waktu ke waktu, mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan tuntutan penggunanya. Perpustakaan yang tidak “mau” meningkatkan dan menyesuaikan layanannya dengan perkembangan global di dunia tentunya akan ditinggalkan oleh penggunanya. Peningkatan layanan perpustakaan ini harus didukung berbagai aspek termasuk kemasan dari informasi yang ingin ditampilkan dan disajikan kepada penggunanya. Untuk itu pengemasan informasi menjadi penting agar pengguna dapat merasakan sebuah peningkatan yang signifikan dan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang ada saat ini.
4. Orientasi Ekonomis. Informasi yang tak terbentung dan terus bertambah akan menyebabkan perpustakaan menjadi “gudang” informasi yang apabila tidak ditangani dengan baik akan menyebabkan pengeluaran biaya yang tidak sedikit. Penggunapun akan semakin sulit menemukan informasi yang tepat dan uptodate. Untuk itu perlu diambil langkah penghematan (biaya, ruang dan tenaga) diantaranya dapat dilakukan melalui pengemasan informasi. Secara ekonomis, hasil kemas informasi merupakan produk yang sangat mungkin untuk dijual kepada khalayak umum dengan segmentasi tertentu, sehingga membuka peluang usaha bagi perpustakaan. Selain itu pengguna akan menghemat banyak waktu, tenaga dan biaya untuk sekedar mendapatkan informasi yang sesuai, mudah, cepat dan tepat.
Keempat permasalahan di atas terkait satu dengan lainnya sehingga tidak dapat dipisahkan. Satu dengan lainnya akan membawa kepada sebuah sinergitas dalam menentukan arah dan langkah dalam penyajian informasi yang lebih baik demi kepentingan bersama. Hal ini juga akan berpengaruh pada bentuk penyajian informasi seperti apa yang layak dilayankan saat ini di perpustakaan. Kemasan informasi sendiri harus dapat memberikan nilai lebih bagi informasi itu sendiri. Informasi dikatakan mempunyai nilai (menurut Djatin) apabila diukur dari:
· Mampu menurunkan biaya penelitian, pengembangan dan pelaksanaan
· Menghemat waktu, sehingga implementasi dan inovasi bisa lebih cepat
· Membuat kebijakan lebih efektif
· Mendukung ke arah pencapaian tujuan/sasaran strategis organisasi
· Mengatasi Ke-ketidaktahuan
· Memuaskan manajemen dan pemakai
BENTUK PENGEMASAN INFORMASI
Berdasarkan analisa ketiga hal dalam permasalahan di atas maka selanjutnya perpustakaan dapat menentukan sejauh mana bentuk kemasan informasi tersebut harus diwujudkan. Berikut adalah beberapa contoh bentuk kemasan informasi yang ada sampai saat ini dan relevan digunakan bagi pengguna perpustakaan.
· Publikasi Cetak.
Pengemasan informasi biasanya dapat juga diwujudkan dalam bentuk publikasi cetak seperti Brosur, Newsletter, Prosiding, Indeks Majalah, Indeks Artikel, Kumpulan Artikel Terpilih, Bibliografi, dan bentuk publikasi terseleksi lainnya. Kemasan dalam bentuk publikasi cetak ini akan sangat membantu pengguna dalam menemukan informasi tercetak yang terpilih sesuai dengan bidang kajian dan kebutuhannya. Sehingga pengguna tidak perlu “membuang” waktu untuk menelusur satu demi satu kebutuhan informasinya dalam “belantara” informasi di perpustakaan.
· Media Audio-Visual.
Informasi juga dapat dikemas dalam bentuk Audio-Visual seperti dalam bentuk Audio-Video Cassette, CD- Interaktif, VCD, DVD, dan bentuk lainnya. Kemasan informasi ini merupakan kemasan yang menarik karena akan mengajak pengguna menggunakan informasi dalam bentuk gambar dan suara.
· Pangkalan Data Lokal.
Kemasan informasi juga dapat diwujudkan dalam pangkalan data (database) lokal. Sekitar 2 tahun yang lalu, konsep pangkalan data lokal ini banyak digunakan di Indonesia, terutama dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi ilmiah bagi para pengguna melalui semacam server lokal, baik yang berupa file maupun CD-ROM. Contohnya adalah CD Database ERIC, CD Database Medline, CD-Database Agricola, dan sebagainya.
· Pangkalan Data Online.
Saat ini di Indonesia pangkalan data Online sedang mengalami perkembangan yang cukup baik, baik dengan “membeli” kemasan yang sudah jadi, mengambil dari sumber-sumber gratis maupun membangun sendiri. Kemasan informasi dalam bentuk ini telah memberikan kesempatan akses informasi secara lebih luas tidak terbatas dalam perpustakaan. Hal ini berkat kemajuan teknologi internet yang mau tidak mau harus diikuti oleh perpustakaan dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pada penggunanya. Contoh beberapa kemasan informasi siap pakai dalam bentuk pangkalan data online yang diproduksi antara lain EBSCOHost, ProQuest, ScienceDirect, IEEE Database, JSTOR dan lain sebagainya.
TAHAPAN PENGEMASAN INFORMASI
Keputusan sebuah perpustakaan untuk melakukan dan menggunakan kemasan informasi harus diikuti dengan mempersiapkan langkah-langkah yang tepat agar tidak terjadi kesia-siaan. Beberapa langkah yang secara umum dilakukan oleh perpustakaan dalam rangka pengemasan informasi adalah:
1. Orientasi kebutuhan dan tuntutan pemakai/pengguna informasi di perpustakaan
2. Seleksi dan Penetapan Topik informasi yang akan dikemas. Penetapan dan seleksi ini biasanya akan melibatkan ide-ide dan masukan dari staf ahli, produsen produk kemasan informasi, konsumen produk & jasa informasi, karyawan, dan manajemen puncak.
3. Menentukan bentuk kemasan informasi
4. Penetapan strategi pencarian informasi yang akan dikemas
5. Penetapan lokasi informasi dan cara mengaksesnya
6. Pengolahan informasi, mengevaluasi, dan mensitir informasi
7. Mengemas informasi dalam bentuk yang telah ditetapkan
8. Mengevaluasi produk yang dikeluarkan dan proses pembuatannya
Pada kasus penentuan kemasan informasi dalam bentuk non cetak terutama pangkalan data sering kali tidak semua langkah di atas dilakukan. Hal ini dikarenakan produk dalam bentuk pangkalan data sering kali merupakan produk kemasan informasi yang siap pakai, karena prosedur seleksi informasi dan proses pengolahan hingga menjadi produk sudah dilakukan oleh produsen. Pada kasus ini posisi perpustakaan adalah sebagai user selector dan user evaluator saja.
DAMPAK EKONOMIS PENGEMASAN INFORMASI
Pengemasan informasi merupakan bagian dari sebuah usaha ekonomis dari perpustakaan atau penyedia informasi yang juga akan membawa dampak ekonomis bagi perpustakaan /penyedia informasi dan juga masyarakat/pengguna yang memanfaatkannya. Beberapa dampak ekonomis dari adanya pengemasan informasi diantaranya adalah:
1. Perpustakaan mampu menyediakan kemasan-kemasan informasi yang siap pakai yang dapat dijual kepada masyarakat/pengguna dengan segmentasi yang telah ditentukan, misal informasi bidang kedokteran yang terkemas akan sangat berguna bagi para praktisi dan pemerhati di bidang kedokteran.
2. Banjir informasi yang terus menerus apabila tidak ditangani oleh perpustakaan akan membawa dampak pada pembengkakan cost perawatan dan pengelolaan, sehingga apabila dibandingkan dengan biaya yang dihasilkan dari pemanfaatan informasi akan sangat tidak signifikan. Dengan pengemasan informasi maka perpustakaan dapat menekan biaya (cost) bagi perawatan dan pengelolaan, sekaligus dapat memanfaatkan hasilnya sebagai bentuk layanan “penjualan informasi” di perpustakaan kepada pengguna yang membutuhkan.
3. Bagi pengguna, adanya kemasan informasi ini akan memotong biaya dan juga waktu yang dibutuhkan oleh pengguna dalam mencari, memilih, dan memperoleh informasi yang dibutuhkannya. Hal ini dikarenakan pengguna dengan mudah mendapatkan kemasan informasi yang siap pakai dan disediakan oleh perpustakaan secara mudah, cepat, tepat dan hemat waktu. Misalnya, untuk mendapatkan informasi tertentu di perpustakaan, pengguna cukup mengakses database perpustakaan melalui internet yang menyediakan berbagai koleksi digital hasil kemas informasi di berbagai bidang.
4. Pengemasan informasi ini merupakan peluang komoditas bagi perpustakaan yang berpotensi sebagai bidang usaha informasi di perpustakaan yang akan mampu menghasilkan pemasukan. Hal ini tentunya akan membantu melepaskan image perpustakaan sebagai “cost institution” menjadi “benefit institution”. Artinya perpustakaan tidak lagi dianggap sebagai lembaga yang hanya “menyedot” biaya dan punya ketergantungan terhadap biaya, menjadi perpustakaan yang mampu memberikan keuntungan dan membiayai kegiatannnya sendiri. Misalnya perpustakaan mengeluarkan produk kumpulan artikel dalam bidang X yang dikemas baik menggunakan media digital (CD, Disket, etc) maupun cetak yang dapat dipasarkan (dijual) kepada pengguna dengan segmentasi tertentu (sesuai dengan bidang X tersebut). Contoh: Perpustakaan Fakultas Kedokteran mengeluarkan produk “Kumpulan Artikel Bidang Kedokteran khusus masalah Flu Burung” yang dapat dijual kepada dokter maupun masyarakat umum yang “konsen” terhadap permasahan flu burung ini.
PENUTUP
Pengemasan informasi ini merupakan usaha dari sebuah perpustakaan atau pusat informasi untuk mendekatkan pengguna kepada sumber-sumber informasi yang relevan, akurat, mudah dan terakses secara cepat. Namun informasi yang terkemas ini tidak akan dapat dimanfaatkan secara maksimal apabila tidak didukung oleh peran tenaga perpustakaan atau pustakawan dalam mensosialisasikan dan juga melakukan pendidikan pemakai perpustakaan. Intinya adalah proses pengemasan informasi tidak selesai begitu saja sampai pada produk terkemas dihasilkan. Akan tetapi juga pada pencapaian tujuan pengemasan informasi tersebut, yakni memberikan informasi yang lebih baik dan menarik bagi pengguna perpustakaan. Jadi perpustakaan akan selalu mempunyai tanggung jawab dan pekerjaan rumah yang besar bagi proses tranformasi informasi yang relevan dan sesuai tuntutan penggunanya dari waktu ke waktu.
Di sisi lain, pengemasan informasi akan membawa dampak ekonomis yang cukup signifikan baik bagi perpustakaan maupun pengguna. Bahkan saat ini dapat dikatakan bahwa produk hasil kemas informasi merupakan komoditas yang dapat dijadikan alternatif usaha bagi perpustakaan, sehingga informasi tidak berhenti sebagai hal yang akan “menguras” biaya perawatan dan pengelolaan, tetapi juga dapat menjadi sumber pendapatan/pemasukan bagi perpustakaan. Penggunapun akan semakin mudah, hemat waktu dan hemat biaya dalam memperoleh informasi yang “instant” dan segera dibutuhkan oleh mereka. Jadi tunggu apa lagi? Kini saatnya anda hadir dalam “bisnis informasi” di era globalisasi informasi.
Bibliografi
Djatin, Jusni., dan Hartinah, Sri. (-). Pengemasan dan Pemasaran Informasi: Pengalaman PDII-LIPI. Jakarta: PDII-LIPI : www.consal.org.sg/webupload/forums/attachments/2277.doc diakses tanggal 20 September 2006.
Limb, Peter. (2004). Digital Dilemmas and Solutions. Oxford: Chandos Publishing.
Neufeldt, Victoria., and Guralnik, David B. (ed). (1995). Webster’s New World College Dictionary. Ohio: Macmillan General Reference.
Stilwell, Christine. (2004). Repackaging information: a review. www.hs.unp.ac.za/infs/kiad/04stilw.doc. Diakses tanggal 20 September 2006.
Webb, Sylvia P., dan Winterton, Jules. (2003). Fee-Based Services in Library and Information Centres. Second edition. London: Europe Publications Limited.
